Dlaczego firma potrzebuje telefonii IP?
Eleonora Sidyuk
— 16 minut — 7 lipca 2025 r.
Według badań 42% klientów może więcej nie zwrócić się do firmy z powodu złej jakości połączeń. Hałas lub zbyt cichy dźwięk, przerwy podczas rozmowy tworzą negatywne pierwsze wrażenie o firmie. Wykorzystanie IP-telefonii, technologii do wykonywania i odbierania połączeń przez Internet, pozwala jednocześnie oszczędzać środki i uzyskiwać wysokiej jakości łączność. A także zapewnia mnóstwo możliwości poprawy komunikacji z klientami i optymalizacji pracy firmy.
Wybierając technologie chmurowe, biznes oszczędza na wdrożeniu IP-telefonii i połączeniach. Jest to szczególnie aktualne dla nowych firm, które mają jeszcze ograniczone zasoby i nie posiadają stabilnych i wysokich dochodów.
Porównajmy, co jest potrzebne do skonfigurowania tradycyjnej telefonii:
Podczas wdrażania tradycyjnej telefonii należy uwzględnić nie tylko koszty zakupu fizycznego sprzętu i montażu infrastruktury telefonicznej. Obsługa techniczna i aktualizacja sprzętu również znacząco wpływają na budżet. A przez złożoność i długotrwałość montażu oraz konfiguracji firma nie może szybko rozpocząć pracy, co prowadzi do utraty korzyści.
Do wdrożenia IP-telefonii będziesz potrzebować następujących elementów:
Ponieważ przekazywanie danych odbywa się przez internet, nie ma potrzeby infrastruktury telefonicznej i drogiego sprzętu. Również firma nie wydaje zasobów na naprawy i wymianę urządzeń. A szybkie wdrożenie telefonii Ringostat, które zajmuje nie więcej niż jeden dzień roboczy, pozwala szybko rozpocząć pracę i nie tracić dochodu.
Jednym z głównych protokołów zapewniających działanie IP-telefonii jest SIP (Session Initiation Protocol). Na jego podstawie funkcjonują numery SIP — wirtualne numery telefoniczne, które nie są powiązane z fizycznymi liniami telefonicznymi. Pozwalają wykonywać i odbierać połączenia przez połączenie internetowe.
Wykorzystanie numerów SIP ma szereg zalet, w tym znaczące oszczędności na połączeniach dla personelu. Na przykład połączenia na numery SIP w ramach jednej sieci są bezpłatne. Według badań Gitnux duże firmy po wdrożeniu telefonii chmurowej zmniejszają koszty połączeń o 40% i oszczędzają około $1,500 na pracownika rocznie.
Wdrożenie IP-telefonii odbywa się bez skomplikowanych i kosztownych procesów, takich jak prowadzenie przewodów telefonicznych. Dlatego każdy biznes ma możliwość szybkiego zwiększenia lub zmniejszenia liczby stanowisk pracy, w zależności od potrzeb. Na przykład, jeśli firma zmaga się z sezonowymi wahaniami obciążenia pracą, może operatywnie zmieniać liczbę menedżerów bez zbędnych kosztów. Małemu biznesowi, który aktywnie się rozwija, skalowalność IP-telefonii pozwala łatwo dodawać nowych pracowników do sieci korporacyjnej.
Elastyczność telefonii chmurowej pozwala na organizację stanowisk pracy wszędzie, niezależnie od geograficznego położenia biura. Biznes może zatrudniać personel nawet w innym kraju. Rozszerza to horyzonty poszukiwania potrzebnych specjalistów, co jest aktualne dla firm ze skomplikowanym lub unikalnym produktem.
A z aplikacją Ringostat Smart Phone można efektywnie obsługiwać potencjalnych nabywców nawet z telefonu komórkowego. Pozwala ona na obsługę w jednym interfejsie wszystkich połączeń i wiadomości z komunikatorów oraz czatu strony internetowej firmy. A także daje dostęp do analityki w czasie rzeczywistym, i wszystkie dane, jak historia połączeń, czas trwania rozmowy, liczba nieodebranych itd. będą zachowane w raportach Ringostat. Dlatego kierownicy mogą nie martwić się, że zdalni specjaliści pracują poza ich uwagą.
Numery wirtualne nie tylko zmniejszają koszty komunikacji wewnętrznej pracowników, ale również pomagają zwiększyć lojalność klientów i rozszerzyć swoją obecność na rynku zagranicznym. Wizualnie niczym się nie różnią od zwykłych i również występują w formacie:
Ale koszt połączenia, w tym również międzynarodowego, jest znacznie tańszy na numer SIP. Na przykład, jeśli biuro znajduje się w Warszawie, a klienci często dzwonią z Berlina, biznes powinien podłączyć niemiecki numer SIP. Wtedy klienci z Niemiec, telefonując na ten wirtualny numer, będą mogli płacić za połączenia według lokalnej taryfy. Również numer telefoniczny z kodem ich kraju będzie wzbudzał więcej zaufania i chęci do zadzwonienia.
Zintegruj CRM i inne systemy z Ringostat — mamy już około 40 integracji!
Według statystyk McKinsey pracownicy mogą zaoszczędzić do 30% swojego czasu dzięki automatyzacji rutynowych zadań. Takich jak wprowadzanie danych, obsługa zapytań klientów i inne. Pomaga to skoncentrować się na bardziej strategicznych zadaniach dla rozwoju biznesu i zwiększenia zysku. Następujące funkcje IP-telefonii pozwalają zautomatyzować rozdzielanie połączeń i wprowadzanie informacji do systemu CRM.
Gdy użytkownik dzwoni do firmy, pracownicy spędzają czas na wyjaśnianiu przyczyny połączenia, który z działów lub konkretnie z personelu może pomóc, i na przekierowanie połączenia. To odwraca uwagę menedżerów od ich priorytetowych zadań, przez co spada produktywność.
Interaktywne menu głosowe (IVR) to narzędzie, które automatycznie rozdziela połączenia między działami lub pracownikami. Obsługa połączenia przebiega następująco:
Firma OptiFeed, która specjalizuje się w układaniu specjalnej diety i sprzedaży gotowych pasz dla koni, odbiera setki połączeń w ciągu tygodnia. Wdrożenie IVR pozwala codziennie oszczędzać do 1 godziny czasu pracy, ponieważ połączenia są automatycznie kierowane do odpowiedzialnych menedżerów.
Konfiguracja integracji IP-telefonii z CRM również pozwala zautomatyzować część typowych zadań.
Gdy klient dzwoni lub menedżer wykonuje połączenie wychodzące, to zdarzenie jest automatycznie rejestrowane w CRM. A także status połączenia: odebrane lub nieodebrane, w celu zachowania pełnej historii interakcji z nabywcami.
Również w CRM automatycznie tworzy się kontakt, jeśli użytkownik dzwoni po raz pierwszy, umowa i dołączany jest zapis audio połączenia do karty klienta. Jeśli połączenie zostało nieodebrane, to również dodawane jest zadanie „Oddzwonić” z terminem.
Przykład automatyzacji tworzenia danych w CRM
IP-telefonia Ringostat zapewnia swoim klientom mnóstwo funkcji, które pomagają nie tracić potencjalnych nabywców i zwiększać sprzedaż. I oto niektóre z nich.
To scenariusze kierowania, które określają, w jakiej kolejności i do których menedżerów oraz działów będą kierowane połączenia. Oto przykład jednego ze schematów przekierowania:
To zapewnia szybkie połączenie klienta z potrzebnym specjalistą, zmniejszając czas oczekiwania i podnosząc poziom obsługi. A także pomaga nie stracić potencjalnych nabywców nawet podczas szczytowych obciążeń.
Pomaga utrzymać klientów na linii, gdy wszyscy operatorzy są zajęci. Zamiast sygnałów i komunikatu o oddzwonieniu później, użytkownicy słyszą swoją pozycję w kolejce i przybliżony czas oczekiwania. To zwiększa ich lojalność i zmniejsza niezadowolenie z powodu braku szybkiej odpowiedzi.
Jak tylko zwolni się jeden z pracowników, do niego przekierowywane jest ostatnie połączenie z kolejki. Można również skonfigurować priorytetowość połączeń, aby pierwszy otrzymał odpowiedź ważny klient lub partner.
Jeśli klienci zwrócą się w godzinach pozaroboczych, poczta głosowa ich przywita i zaproponuje pozostawienie wiadomości audio. Jak tylko rozpocznie się dzień roboczy, menedżer ją odsłucha i oddzwoni do nabywcy. W ten sposób zgłoszenie nie zostanie pominięte, a specjalista od razu będzie wiedział, co dokładnie interesuje klienta.
Poza tym narzędzie może przekazać każdą inną przydatną informację: godziny pracy, adresy sklepów offline itp.
Badania pokazują, że 80% konsumentów z większym prawdopodobieństwem będzie kupować w firmach z personalizowaną obsługą. A 71% klientów rozczarowuje się, gdy biznes nie oferuje indywidualnego podejścia. Integracja IP-telefonii z systemem CRM nie tylko automatyzuje procesy robocze, ale również pomaga personalizować komunikację z klientami:
Aby połączenie od razu przekierowywało się do menedżera, który stale kontaktuje się z klientem, można skonfigurować „Inteligentne przekierowanie". Do tego trzeba zaznaczyć w CRM, że za nabywcą przypisany jest konkretny specjalista. W rezultacie klient od razu otrzyma menedżera, który jest świadomy jego potrzeb i pytań. A pracownik nie będzie tracił czasu na wyjaśnianie szczegółów.
Można również skonfigurować przekierowanie połączenia na telefon komórkowy pracownika, aby mógł się z nim skontaktować „jego” klient gdziekolwiek i kiedykolwiek. Na przykład, jeśli menedżer musi okresowo odchodzić do magazynu lub pokazywać użytkownikom obiekty nieruchomości.
Ringostat zapewnia szczegółową analitykę połączeń dla efektywnej kontroli pracowników. To pomaga na czas optymalizować pracę działu sprzedaży i podnosić jakość obsługi klientów.
Zazwyczaj kierownicy dowiadują się o problemach w obsłudze klientów nie od razu, ale z czasem. Gdy część potencjalnych klientów ukształtowała negatywną opinię o marce i poszła do konkurentów. Na przykład przez długie oczekiwanie na odpowiedź, ponieważ nie wystarczyło aktywnych menedżerów do obsługi wszystkich połączeń.
Również kierownikom trudno kontrolować, czym dokładnie teraz zajmuje się zdalny pracownik. Na przykład, może on, zamiast obdzwaniać użytkowników błędnie odbierać połączenia. To negatywnie wpływa na dochód biznesu, ponieważ specjalista nie wykonuje swoich obowiązków i nie przyprowadza nowych potencjalnych nabywców.
Jeśli już zastanawiasz się nad poszukiwaniem nadzorcy dla menedżerów lub zwolnieniem zdalnych pracowników, skoro i tak są poza twoją uwagą, to niepotrzebnie. Klienci Ringostat korzystają ze specjalnego raportu „Pracownicy w czasie rzeczywistym”, który pomaga wygodnie kontrolować pracę wszystkich pracowników właśnie teraz. Zawiera on następujące informacje:
Te dane pomagają ocenić obciążenie zespołu i na czas podłączyć dodatkowych specjalistów, jeśli aktywni nie zdążają odbierać wszystkich połączeń. Również kierownictwo będzie mogło przejąć część połączeń, zanim staną się nieodebrane.
Poza tym ten raport pozwala śledzić aktywność pracy każdego z pracowników, dostarczając takie dane za dzisiaj, ostatnie 3 i 7 dni:
To pomaga ocenić, jak produktywnie pracuje pracownik w ciągu dnia. Na przykład, jeśli często znajduje się w „Offline”, chociaż powinien odbierać połączenia, to negatywnie wpływa na pracę całego działu. Obciążenie rozdziela się między mniejszą liczbę menedżerów i zdolność obsługi wszystkich połączeń maleje.
Optymalizuj kampanie i oceniaj pracę zespołu sprzedażowego z Ringostat
Pozwala szybko ocenić produktywność każdego menedżera. Zawiera następujące informacje o połączeniach przychodzących i wychodzących:
Poza tym można przeglądać statystyki oddzielnie dla połączeń przychodzących i wychodzących. A także dowiedzieć się o liczbie nieodebranych połączeń przychodzących. To pozwala na czas wykryć, że pracownik nie wykonuje planu z odbierania lub wykonywania połączeń. Lub przeciwnie, jest bardzo przeciążony, przez co gorzej wykonuje swoją pracę i nie zdąża obsługiwać wszystkich połączeń.
Więcej informacji o raporcie i dostępnych w nim filtrach można dowiedzieć się w tej instrukcji.
Z nieodebranymi połączeniami styka się każdy biznes — duży, mały, średni, długo pracujący na rynku czy całkiem młody. Przyczyny ich powstania są różnorodne i liczne:
Sama obecność nieodebranych połączeń może w ogóle nie zaszkodzić biznesowi, jeśli rozebrzeć przyczyny i szybko oddzwonić do klientów. Ale według badań Jenne, średnio 25% połączeń tak i pozostaje bez reakcji przedstawicieli firmy. To znaczy, że konkurenci mają możliwość przywabienia do siebie do ¼ waszych potencjalnych nabywców.
Do szybkiego wykrywania połączeń, na które nie oddzwoniono, Ringostat opracował raport o nieodebranych nieobsłużonych połączeniach. Składa się z dwóch zakładek.
Jest on przydatny zarówno dla kierowników, jak i dla menedżerów. Pracownicy mogą go wykorzystywać do śledzenia nieodebranych połączeń, które wymagają natychmiastowej reakcji. Kierownicy — do kontroli efektywności obsługi nieodebranych połączeń. Również, jeśli stale obserwowana jest duża liczba nieodebranych połączeń, może to wskazywać na problemy w dziale. Na przykład nierównomierny podział obciążenia między pracownikami, niewystarczającą liczbę menedżerów, brak informacji o godzinach pracy firmy itp.
To nowoczesne narzędzie, które optymalizuje kontrolę nad jakością obsługi klientów. Automatycznie przekształca nagranie audio rozmowy na tekst, dostarcza krótkie streszczenie połączenia oraz wyróżnia krytyczne momenty, na które trzeba zwrócić uwagę. Poniżej możecie zapoznać się z praktycznym doświadczeniem wykorzystania analizy mowy z AI od Ringostat.
Centrum Słuchu „Betterton” świadczy określony zakres usług laryngologicznych i pomaga w doborze aparatów słuchowych. Każdego dnia firma przyjmuje wiele połączeń od klientów oraz ich znajomych i krewnych w celu umówienia wizyt i udzielenia konsultacji. „Betterton” ceni swoją reputację, dlatego dobiera wyłącznie jakościowe aparaty słuchowe. Ale przez to muszą konkurować ze sklepami, które oferują tańsze i mniej jakościowe aparaty. Również klienci szkodzą sobie, kierując się ceną, a nie specyfiką zaburzeń słuchu.
Dlatego centrum słuchu ważne jest, aby menedżerowie przestrzegali skryptów rozmów i jasno przekazywali konieczność diagnostyki przed doborem aparatu. A także zalety jakościowego aparatu słuchowego. Dzięki AI od Ringostat zwiększyła się produktywność asesorów „Betterton". Teraz mogą analizować więcej połączeń i operatywnie wykrywać problemy, które wymagają szybkiej reakcji. Ponadto nie popełniają błędów podczas analizy rozmów, jak to było przed wdrożeniem sztucznej inteligencji.
Informacja jest jednym z najcenniejszych zasobów biznesu, który wymaga niezawodnej ochrony. Dotyczy to również rozmów telefonicznych. Podczas połączenia mogą padać poufne dane klientów, strategiczne plany marki i inne wrażliwe informacje. Jeśli przechwycą je przestępcy, firma może ponieść nie tylko bezpośrednie straty finansowe, ale także poważne szkody reputacyjne i konsekwencje prawne.
Zgodnie ze statystykami, codziennie na świecie dochodzi do ponad 2 200 cyberataków, co oznacza jeden atak co 39 sekund. Dlatego ważne jest, aby wybierać dostawcę telefonii IP, który chroni dane na najwyższym poziomie.
Ringostat — pierwsza ukraińska platforma komunikacji biznesowej, która otrzymała międzynarodowy standard bezpieczeństwa informacji ISO/IEC 27001:2022 w najnowszej wersji. To potwierdza, że firma wdrożyła kompleksowy system ochrony na wszystkich poziomach: od aspektów technicznych po szkolenie personelu i bezpieczeństwo fizyczne, w celu zachowania danych swoich klientów.
Wybierając Ringostat, jednocześnie otrzymujecie wygodną telefonię IP z dużą liczbą funkcji oraz maksymalną ochronę wszystkich waszych komunikacji. To nie tylko pomoże zachować zaufanie klientów i nie ponieść strat finansowych, ale także da dodatkowe przewagi nad konkurencją. Przy przeprowadzaniu zamówień publicznych częstym warunkiem przyjęcia udziału jest posiadanie certyfikatu ISO 27001. Również niektóre firmy współpracują tylko z maksymalnie zabezpieczonymi podwykonawcami, aby nie martwić się o wyciek poufnych danych.
Podczas przechodzenia na telefonię chmurową biznes może zetknąć się z niektórymi problemami. Rozpatrzmy główne z nich i jak je rozwiązać.
Każdy biznes, niezależnie od rozmiaru i działalności, może uzyskać korzyść z korzystania z telefonii chmurowej. Nie wymaga ona znacznych wydatków na etapie wdrożenia, pomaga oszczędzać na kosztach połączeń i ma szeroką funkcjonalność, która jest stale uzupełniana nowymi możliwościami. Rozpatrzmy jako przykład kilka rodzajów biznesu i jak może im pomóc telefonia IP.
W ten sposób telefonia IP stała się nie tylko alternatywą dla tradycyjnych środków łączności, ale niezbędnym narzędziem do efektywnej komunikacji z klientami i partnerami. Dzięki swojej elastyczności i skalowalności pozwala firmom każdego rozmiaru optymalizować wydatki, poprawić jakość obsługi i zapewnić nieprzerwane działanie nawet w formacie zdalnym.
Telefonia IP nie wymaga drogiego sprzętu i skomplikowanej infrastruktury telefonicznej. Wystarczy stabilne łącze internetowe, zestaw słuchawkowy i wirtualna centrala PBX. Połączenia między pracownikami w ramach tej samej sieci są bezpłatne, a połączenia międzynarodowe są znacznie tańsze dzięki numerom SIP. Firmy mogą zaoszczędzić do 40% na kosztach komunikacji rocznie.
Dzięki integracji z CRM wszystkie połączenia są automatycznie rejestrowane w systemie: tworzone są kontakty, transakcje i nagrania rozmów. Pozwala to menedżerom szybko znajdować informacje, przeglądać historię komunikacji i nie tracić czasu na ręczne wprowadzanie danych.
Można zobaczyć całkowitą liczbę połączeń i ile z nich zostało nieodebranych, przyczynę utraty połączenia, średni czas połączenia itp. Menedżer może również monitorować w czasie rzeczywistym, w jaki sposób menedżerowie obsługują połączenia.
Ringostat zapewnia wysoki poziom ochrony danych. Platforma jest certyfikowana zgodnie z międzynarodową normą ISO/IEC 27001:2022, która gwarantuje bezpieczeństwo poufnych informacji. Jest to szczególnie ważne dla firm, które pracują z wrażliwymi informacjami lub uczestniczą w przetargach rządowych.
Content marketer w Ringostat. Jest autorką artykułów na temat telefonii IP i jej możliwości biznesowych. Studiowała rachunkowość, analizę i audyt na Odeskim Narodowym Uniwersytecie Politechnicznym. Eleonora odnalazła swoje powołanie w marketingu internetowym i nadal rozwija się w tej dziedzinie.
Zwiększ skuteczność reklamy dzięki Ringostat i kontroluj sposób, w jaki menedżerowie odbierają połączenia
