Call Center

Ringostat pozwala być na linii z kilkoma osobami jednocześnie. Na przykład, jeśli musisz wstrzymać połączenie z klientem i skontaktować się z dostawcą lub firmą kurierską, aby wyjaśnić szczegóły. Możesz także przełączać się między dialogami z kilkoma rozmówcami za pomocą jednego kliknięcia.

Podczas rozmowy z klientem kliknij ikonę pauzy w aplikacji. Połączenie zostanie zawieszone, a klient będzie czekał, słuchając przyjemnej muzyki. Następnie możesz wybrać dowolny inny numer w aplikacji i porozmawiać z drugą osobą. Możesz przełączać się między połączeniami i wstrzymać do 5 połączeń przychodzących i wychodzących w tym samym czasie.

Aplikacja Ringostat ułatwia przekazywanie połączeń do współpracowników. Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać osobę, do której chcesz skierować połączenie i nacisnąć odpowiedni przycisk. Bezpośrednie przekazywanie połączeń jest wygodne, jeśli chcesz tylko przekierować rozmowę bez sprawdzania dodatkowych szczegółów u innych menedżerów.

Podczas połączenia dotknij ikony słuchawki ze strzałką w aplikacji Ringostat Smart Phone. Spowoduje to otwarcie interfejsu z dwiema zakładkami — Pracownicy i Działy. Wybierz, komu chcesz przekazać rozmowę, ręcznie lub za pomocą paska wyszukiwania. Domyślnie wyświetlani są tylko menedżerowie, którzy są online. Możesz także zobaczyć wszystkich, odznaczając odpowiednie pole. Naciśnij trzy kropki obok nazwiska współpracownika lub nazwy działu i wybierz opcję "Przekaż połączenie".

Podczas ciepłego przekierowania połączenia menedżer nie od razu przełącza rozmowę do kolegi lub do działu, ale może najpierw z nimi porozmawiać. Jest to przydatne, jeśli przed połączeniem z klientem trzeba poinformować współpracowników o szczegółach transakcji.

Podczas komunikacji z klientem w aplikacji Ringostat Smart Phone należy dotknąć ikony słuchawki ze strzałką. Spowoduje to otwarcie interfejsu, w którym można wybrać pracowników lub działy. Domyślnie wyświetlani są tylko współpracownicy online, ale można wyświetlić pełną listę, odznaczając odpowiednie pole. Kliknij trzy kropki i "Zadzwoń" obok wybranego współpracownika lub działu oraz porozmawiaj z nim, póki klient czeka. Po zakończeniu rozmowy kliknij przycisk "Przekaż połączenie" w górnej części interfejsu. Spowoduje to przekierowanie połączenia klienta do współpracownika lub działu, z którym właśnie rozmawiałeś.

Jest to funkcja umożliwiająca kontakt z konkretnym pracownikiem, a nie z całym działem. Numery wewnętrzne mogą być umieszczane na przykład na wizytówkach lub przekazywane klientom podczas rozmowy. Klient musi jedynie wprowadzić numer w menu głosowym, aby skontaktować się z odpowiednim pracownikiem.

Aby korzystać z numerów wewnętrznych, należy skonfigurować menu głosowe (IVR). Gdy klient zadzwoni, usłyszy nagranie audio z prośbą o wybranie żądanego działu. Pod koniec nagrania IVR poprosi również klienta o wprowadzenie numeru wewnętrznego. Klient wpisze trzycyfrowy numer i zostanie przekierowany bezpośrednio do właściwego działu lub menedżera.

Grupy pozwalają łączyć konta współpracowników z określonego działu. Dzięki temu można przekierować połączenie nie tylko do osoby, ale do całego działu. Na przykład do działu wsparcia technicznego, logistyki, księgowości itp. W ten sposób klient zostanie obsłużony przez osoby, które są w stanie odpowiedzieć na jego zapytanie.

Aby korzystać z Grup, należy stworzyć pracowników w ustawieniach projektu. Następnie można utworzyć działy i dodać do nich utworzonych pracowników. Umożliwia to przekazywanie połączeń do całego działu podczas korzystania z aplikacji Ringostat. Aby to zrobić, podczas połączenia kliknij ikonę słuchawki ze strzałką i wybierz żądany dział. Połączenie zostanie przekazane do wszystkich współpracowników w tym dziale, a pierwszy dostępny menedżer odbierze klienta.

Jest to funkcja Ringostat, która umożliwia pozostawienie notatki dla każdego połączenia. Na przykład, jeśli chcesz zapisać niektóre umowy i szczegóły transakcji albo ostrzec o czymś swojego kierownika i współpracowników, którzy będą analizować połączenie.

Otwórz dowolny raport Ringostat i kliknij datę i godzinę połączenia, aby otworzyć kartę połączenia. Znajdź blok „Komentarze i kategorie” i wpisz komentarz. Jeśli raport jest skonfigurowany do wyświetlania kolumny „Komentarz /kategoria połączenia”, dla połączeń z komentarzami zostanie wyświetlona żółta ikona. W przypadku połączeń bez komentarzy będzie ona szara.

Oznaczanie to możliwość przypisania określonej kategorii do połączenia. Na przykład „zamówienie”, „zwrot”, „sprzedaż hurtowa”. Nazwy produktów również mogą być kategoriami. Tagowanie pozwala ocenić, jakie zagadnienia są najczęściej poruszane w rozmowach telefonicznych. W ten sposób można wyciągnąć wnioski na temat tego, które produkty cieszą się większym popytem i czy reklama przynosi zamówienia, czy tylko spam.

Najpierw należy ustawić kategorie połączeń na koncie osobistym Ringostat. Można również użyć uniwersalnych kategorii dostępnych domyślnie. Po odebraniu połączenia menedżer będzie mógł oznaczyć każde połączenie. W Ringostacie można to zrobić na dwa sposoby. Pierwszy sposób to ręczne tagowanie. Po połączeniu należy przejść do karty połączenia, klikając jego datę i godzinę. Następnie menedżer musi wybrać kategorię połączenia z listy rozwijanej. Druga metoda jest półautomatyczna. Po zakończeniu połączenia pracownik usłyszy komunikat dźwiękowy z prośbą o naciśnięcie numeru odpowiadającego kategorii połączenia.

Segmentacja to możliwość podziału połączeń na różne kategorie. W ten sposób możesz zrozumieć, o czym było każde połączenie i które z nich były naprawdę wartościowe dla Twojej firmy. Segmentacja sprawia, że dane Ringostat są jeszcze bardziej przydatne.

Ringostat segmentuje połączenia na kilka sposobów. Po pierwsze, automatycznie oznacza połączenia docelowe, czyli takie, które trwały wystarczająco długo. Tak więc pochodziły od zainteresowanych odbiorców. Czas trwania docelowego połączenia można dostosować do każdej firmy. Po drugie, Ringostat umożliwia kategoryzowanie połączeń. Domyślnie na koncie użytkownika znajdują się podstawowe kategorie, ale można je zastąpić własnymi. Na przykład kategoriami mogą być rodzaje towarów. Każdej kategorii można przypisać wartość. Menedżer musi jedynie przypisać wymaganą kategorię po połączeniu.