System Telefoniczny

Jest to numer zaczynający się od kodu 800, a połączenia z nim są bezpłatne dla dzwoniącego. Nie ma znaczenia, gdzie znajduje się klient i czy połączenie jest wykonywane z telefonu komórkowego lub stacjonarnego. Numery 800 są idealne dla infolinii, call center i firm działających na terenie całego kraju.

Klient wybiera numer 800 jak każdy inny standardowy numer. Jednak po połączeniu to nie klient płaci za rozmowę, ale firma, do której zadzwonił. Na numer 800 mogą dzwonić dziesiątki klientów jednocześnie, ponieważ jest to numer wielokanałowy.

Numery międzynarodowe i lokalne używane w telefonii wirtualnej muszą być w formacie SIP. Umożliwi to wykonywanie i odbieranie połączeń przez Internet. Numery wirtualne są wizualnie nie do odróżnienia od numerów standardowych. Ringostat pomoże Ci połączyć lokalne numery międzynarodowe (stacjonarne) i numery komórkowe.

Wirtualne numery międzynarodowe i lokalne można umieszczać na stronie internetowej, w reklamach, na wizytówkach i innych nośnikach. Komunikacja za ich pośrednictwem jest taka sama jak za pośrednictwem standardowych numerów. Jeśli nie posiadasz numerów międzynarodowych lub lokalnych w formacie SIP, Ringostat pomoże Ci podłączyć je od operatora. Aby to zrobić, wystarczy kliknąć „Nie mam numerów SIP” na koncie osobistym naszej platformy i określić liczbę potrzebnych numerów, kraj itp. Konieczne będzie również wyjaśnienie niektórych szczegółów z operatorem, a wsparcie techniczne pomoże w połączeniu.

Podłączenie istniejących numerów umożliwia korzystanie w wirtualnej centrali PBX i systemie call trackingu Ringostat z numerów SIP, które firma już posiada. Numery te są używane do komunikacji przez Internet i są wymagane do telefonii w chmurze.

Sposób postępowania różni się w zależności od tego, czyje numery łączymy z Ringostatem. Ale składa się z mniej więcej tych samych kroków. Przejdź do konta osobistego operatora lub usługi, która dostarczyła numery wirtualne i znajdź sekcję o tej samej nazwie. Określ, że będziesz używać zewnętrznego serwera. W ustawieniach Ringostatu znajdź sekcję „Łączenie numerów”, wybierz bramę i wprowadź swój numer SIP w formacie międzynarodowym. Następnie połączenia zaczną przechodzić przez Ringostat.

Przekierowanie połączeń pozwala odbierać i rozdzielać połączenia między pracowników zgodnie z ustalonymi zasadami. Umożliwia organizowanie przetwarzania połączeń tak, aby nie tracić żadnych zgłoszeń i optymalnie zrównoważyć obciążenie pracą zespołu.

Przekierowania można dostosować na wiele sposobów — dokładnie do potrzeb Twojej firmy. Na przykład można przekierowywać połączenia do IVR, do wszystkich menedżerów lub do odpowiedzialnego za transakcję, do określonych działów i pracowników, na numery wirtualne lub stacjonarne. Można ustawić, gdzie połączenia będą kierowane po godzinach itp.

Jest to menu głosowe, które umożliwia klientowi bezpośredni kontakt z wybranym działem. W tym celu IVR odtwarza nagranie dźwiękowe z listą działów i odpowiadającymi im numerami. Na przykład: „Aby skontaktować się z działem sprzedaży, naciśnij 1, z działem obsługi naciśnij 2, z sekretarką pozostań na linii".

Po nawiązaniu połączenia klient słyszy nagranie audio z listą działów i odpowiadających im numerów. Pamiętając numer żądanego działu, klient wybiera go na klawiaturze telefonu. Następnie IVR natychmiast połączy klienta z odpowiednim działem. Podobnie możliwe jest wprowadzenie numeru wewnętrznego konkretnego pracownika.

Dzięki poczcie głosowej klienci mogą zostawić wiadomość dla firmy, jeśli dzwonią do niej poza godzinami pracy. Można również aktywować pocztę głosową, jeśli wszyscy menedżerowie są zajęci i nikt nie może odebrać połączenia.

Poczta głosowa włącza się, gdy klient dzwoni poza godzinami pracy. Nagranie informuje klienta, że firma jest niedostępna i oferuje pozostawienie wiadomości audio. Zespół otrzymuje powiadomienie e-mailem lub SMS-em, że na pocztę głosową została wysłana wiadomość od klienta. Powiadomienie zawiera link do nagrania audio, które można natychmiast odsłuchać.

Czas pracy określa, które numery i działy będą dostępne przez cały dzień. Możesz ustalić, kto i na jakich zasadach będzie odbierał połączenia. Pozwoli to na stworzenie przemyślanego systemu obsługi zgłoszeń, dzięki któremu klienci nie będą czekać na połączenie, a działy maksymalnie wykorzystają swój czas pracy.

Można skonfigurować zasady rozdzielania połączeń w godzinach pracy. Przykładowo, w pierwszej kolejności połączenia mogą być kierowane do systemu odpowiedzi głosowej (IVR). Lub do kilku pracowników jednocześnie, kolejno do różnych menedżerów i działów itp. Można również ustawić numer zapasowy, na który połączenie zostanie przekierowane, jeśli nikt nie odbierze.

Ustawienie połączeń po godzinach określa, gdzie będą kierowane telefony wczesnym rankiem, późnym wieczorem, w weekendy i święta. Funkcja ta pomaga uniknąć utraty zgłoszeń klientów, nawet jeśli dzwonią oni, gdy nikogo nie ma w biurze. Możesz skonfigurować różne zasady dla połączeń poza godzinami pracy, w zależności od tego, czy ktoś jest dostępny do odbierania połączeń w tych dniach i godzinach oraz na jaki numer.

Dostosuj zasady, według których połączenia będą rozdzielane po godzinach. Na przykład, jeśli nikogo nie ma na dyżurze, połączenia mogą być kierowane do poczty głosowej, aby klient mógł zostawić wiadomość. Można też określić, do których pracowników będą przekazywane połączenia przychodzące po godzinach i dniach.

Dowiedz się bezpośrednio od klientów, jak bardzo są zadowoleni z komunikacji z menedżerami. Pomoże to utrzymać usługi na wysokim poziomie.

Skontaktuj się z naszym wsparciem technicznym i powiedz, że chcesz wdrożyć to rozwiązanie dla siebie. Może być również potrzebna pomoc specjalisty z Twojej strony. Wsparcie techniczne Ringostat pomoże Ci połączyć integrację z CRM i formularzem callback. Następnie możesz przesłać kontakty klientów z CRM, a callback automatycznie zadzwoni do nich, prosząc o ocenę pracy menedżerów za pomocą klawiatury telefonu. Ringostat prześle otrzymane dane do CRM.

Jest to automatyczne nagrywanie rozmów, które odbywają się poprzez telefonię wirtualną. Takie nagrania są wykorzystywane do kontrolowania działu sprzedaży i poprawy jakości usług. Zapis audio dialogów pozwala zrozumieć, w jaki sposób menedżerowie obsługują połączenia i jak klienci postrzegają Twój produkt, stronę internetową i wiele więcej.

Po zakończeniu rozmowy jej nagranie audio zostaje zapisane w raportach wraz z datą połączenia, numerem dzwoniącego i innymi danymi. Nagranie można odsłuchać z normalną lub przyspieszoną prędkością, pobrać albo udostępnić link do niego.

Dziennik połączeń to raport dotyczący wszystkich telefonów w firmie: połączeń przychodzących i wychodzących, połączeń nieodebranych itp. Statystyki wyświetlane są w porządku chronologicznym. W dzienniku dla każdego połączenia można zobaczyć datę, status, kto z zespołu odebrał lub wykonał połączenie, jak długo klient czekał na linii, ile trwało połączenie itp. Dziennik połączeń zawiera również nagrania audio rozmów.

Po każdym połączeniu informacje o nim są zapisywane w dzienniku połączeń. Dane dotyczące połączeń są wyświetlane w formie wykresu w górnej części raportu. Klikając na parametry, można dodać/usunąć ich wyświetlanie graficzne. Na przykład, aby zobaczyć dynamikę połączeń od klientów, którzy zadzwonili po raz pierwszy i porównać ją z dynamiką połączeń docelowych. Poniżej znajduje się tabela z danymi dotyczącymi połączeń. Korzystając z szybkich filtrów, można zobaczyć tylko połączenia o określonych cechach. Na przykład rozmowy, które trwały 3 minuty lub dłużej.

Do czarnej listy można dodać numery, których posiadacze bezcelowo niepokoją menedżerów. Dzięki temu nie będą już mogli dzwonić do Twojej firmy.

Skopiuj numer oszusta, spamera lub bota, który rozprasza Twój zespół sprzedaży. Przejdź do ustawień wirtualnej centrali i dodaj numer do czarnej listy. Możesz również dodać komentarz, aby współpracownicy mogli zobaczyć, że numer został zablokowany w uzasadniony sposób. Na przykład: "Chcą nam sprzedać dostawę obiadów do biura".

Spersonalizowane powitania i muzyka mogą być odtwarzane potencjalnym klientom, gdy do Ciebie dzwonią. Zwiększy to prawdopodobieństwo, że klienci zapamiętają Twoją firmę i poczują pozytywne emocje.

Nagraj powitanie z nazwą firmy i wybierz muzykę. Jeśli płacisz Ringostat za 360 dni lub więcej, profesjonalni aktorzy głosowi nagrają Twoje powitanie za darmo. Prześlij swoje nagrania audio na osobiste konto Ringostat w ustawieniach menu głosowego (IVR). Możesz także wybrać, kiedy nagranie zostanie odtworzone — przed wprowadzeniem numeru wewnętrznego lub po nim.

Mini CRM jest częścią poręcznej aplikacji Ringostat do rozmów telefonicznych i pracy z CRM. Zawiera kontakty klientów, z którymi już się komunikowałeś i pozwala na szybki kontakt z nimi, oszczędzając Twój czas. Bez skomplikowanych ustawień, dodatkowych opłat i zbędnych funkcji — wszystko jest intuicyjne.

Mini CRM znajduje się w aplikacji Ringostat do połączeń i pracy z CRM. Aby uzyskać do niego dostęp, otwórz sekcję Książka kontaktów w aplikacji i przejdź do zakładki Klienci. Jeśli masz integrację ze standardowym CRM, Twoje kontakty zostaną automatycznie pobrane z niego do mini CRM. Jeśli integracja nie jest podłączona, możesz dodać kontakty samodzielnie. Na przykład można to zrobić podczas dialogu w Messengerze, rozmowy telefonicznej lub w zakładce Historia połączeń. Możesz także zmieniać lub dodawać informacje o klientach w mini CRM.

W Ringostat można kopiować gałęzie schematów przekierowania połączeń, schematów menu głosowego (IVR) i kolejek połączeń za pomocą jednego kliknięcia. Ta funkcja jest przydatna, gdy trzeba utworzyć schemat, który tylko nieznacznie różni się od już skonfigurowanego schematu.

Aby skopiować gałąź schematów przekierowań, przejdź do sekcji „Przekierowania” w ustawieniach centrali PBX. Znajdź żądaną gałąź i kliknij zieloną ikonę kopiowania z obrazem dwóch arkuszy. Kopiowanie schematów IVR i kolejek połączeń działa w podobny sposób. Znajdź potrzebny element i kliknij podobną ikonę kopiowania. Następnie zmień ustawienia według potrzeb i zapisz.

Funkcja ukrytego doradcy umożliwia bardziej doświadczonemu operatorowi lub przełożonemu podłączenie się do rozmowy telefonicznej z klientem. Dzieje się to niezauważalnie dla potencjalnego klienta. W rezultacie menedżer słyszy, co radzi mu przełożony, ale klient nie.

Aby skorzystać z tej funkcji, przejdź do raportu „Połączenia na żywo” na swoim koncie osobistym Ringostat. Spowoduje to przejście do zakładki „Aktywne połączenia”, gdzie można zobaczyć, który menedżer aktualnie prowadzi rozmowę. Wybierz rozmowę, do której chcesz dołączyć i kliknij ikonę słuchawki. W ten sposób możesz udzielać porad menedżerowi bez słyszenia rozmowy przez klienta.