Кол-центр

Ringostat дає змогу перебувати на лінії одночасно з кількома людьми. Припустимо, якщо виклик покупця потрібно поставити на паузу і передзвонити постачальнику або кур'єрській компанії, щоб уточнити деталі. Також можна одним кліком перемикатися між діалогами з кількома співрозмовниками.

Під час спілкування з клієнтом натисніть на значок паузи в додатку. Виклик поставиться на утримання, і покупець чекатиме, слухаючи приємну музику. Після цього в застосунку можна набрати будь-який інший номер і поспілкуватися з іншим співрозмовником. Можна перемикатися між викликами й утримувати до 5 вхідних і вихідних дзвінків одночасно.

Додаток Ringostat для дзвінків дає змогу легко переводити виклики на колег. Досить вибрати, до кого потрібно скерувати дзвінок, і натиснути відповідну кнопку. Пряме переведення дзвінка зручне, якщо треба просто перевести виклик, не уточнюючи додаткові нюанси в інших менеджерів.

Під час дзвінка натисніть у застосунку Ringostat Smart Phone значок трубки зі стрілкою. Відкриється інтерфейс із двома вкладками — «Співробітники» і «Відділи». Виберіть, хто потрібен, вручну або за допомогою пошукового рядка. За замовчуванням будуть показані тільки менеджери, які є онлайн. Також можна побачити всіх, прибравши відповідну галочку. Натисніть три крапки біля імені колеги або назви відділу та виберіть «Перевести дзвінок».

Під час теплого трансферу дзвінка менеджер не одразу переводить виклик на колегу або відділ, а може спочатку поспілкуватися з ними. Це буде корисно, якщо інших співробітників потрібно попередити про деталі угоди перед з'єднанням із клієнтом.

Під час спілкування з клієнтом у застосунку Ringostat Smart Phone потрібно натиснути значок трубки зі стрілкою. Відкриється інтерфейс, де можна вибрати співробітників або відділи. За замовчуванням показуються тільки працівники онлайн, але ви можете подивитися повний список, прибравши відповідну галочку. Натисніть три крапки і «Дзвінок» біля потрібного колеги або відділу і поговоріть із ним, поки клієнт очікує. Після спілкування натисніть кнопку переведення дзвінка у верхній частині інтерфейсу. Так виклик клієнта надійде на колегу або відділ, з яким ви щойно говорили.

Це функціонал, який дає змогу зв'язуватися не з цілим відділом, а з конкретним співробітником. Додаткові номери можна розміщувати, наприклад, на візитівках або повідомляти їх клієнтам під час спілкування. Покупцеві достатньо ввести такий номер у голосовому меню, щоб зв'язатися з потрібним співробітником.

Для використання додаткових номерів повинно бути налаштоване голосове меню (IVR). Коли клієнт зателефонує, він почує аудіозапис, що пропонує вибрати потрібний відділ. Наприкінці аудіозапису IVR також запропонує ввести додатковий номер. Покупець введе тризначний номер і відразу потрапить куди потрібно.

Групи дають змогу об'єднати облікові записи колег із конкретного відділу. Завдяки цьому ви можете перенаправляти дзвінок не на когось одного, а на цілий департамент. Наприклад, на техпідтримку, логістику, бухгалтерію тощо. У підсумку клієнту дадуть відповідь саме ті, хто зможуть вирішити його запит.

Щоб використовувати групи, потрібно створити співробітників у налаштуваннях вашого проєкту. Потім можна створити відділи та додати в них створених співробітників. Завдяки цьому ви зможете переводити дзвінки на цілий департамент через застосунок Ringostat. Під час дзвінка натисніть на значок трубки зі стрілкою і виберіть потрібний відділ. Виклик переведеться на всіх працівників із нього, і перший вільний менеджер відповість клієнту.

Це функція Ringostat, яка дозволяє залишити примітку до кожного дзвінка. Наприклад, якщо потрібно зафіксувати якісь домовленості, особливості угоди, про щось попередити керівника або колег, які аналізуватимуть цей дзвінок.

Відкрийте будь-який звіт Ringostat і натисніть на дату та час розмови, щоб відкрити картку дзвінка. Знайдіть блок "Коментарі та категорії" і впишіть коментар. Якщо у звіті налаштовано показ стовпця "Коментар/Категорія дзвінка", для дзвінків з коментарями в ньому буде показуватися жовта іконка репліки. У дзвінків без коментарів вона буде сірою.

Тегування — це можливість призначити дзвінку певну категорію. Наприклад «замовлення», «повернення», «опт». Також категоріями можуть бути назви товарів. Завдяки тегуванню можна оцінити, з яких питань найчастіше телефонують у вашу компанію. Так можна зробити висновки, які товари мають більший попит і чи приносить реклама замовлення, чи тільки спам.

Спочатку потрібно налаштувати категорії дзвінків в особистому кабінеті Ringostat. Також можна використати універсальні категорії, доступні за замовчуванням. Після відповіді на дзвінок менеджер зможе тегувати кожен виклик. У Ringostat є два способи це зробити. Перший спосіб — тегування вручну. Після дзвінка потрібно зайти в картку дзвінка, натиснувши на його дату і час. Далі менеджер повинен вибрати категорію дзвінка зі списку, що випадає. Другий спосіб — напівавтоматичний. Коли завершиться виклик, співробітник почує аудіоповідомлення із закликом натиснути цифру, що відповідає категорії дзвінка.

Сегментація — це можливість ділити дзвінки на різні категорії. Так ви зможете зрозуміти, про що йшлося під час кожної телефонної розмови і які з них були по-справжньому корисними для вашого бізнесу. Сегментація робить дані Ringostat ще більш інформативними.

Ringostat сегментує дзвінки кількома способами. По-перше, він автоматично позначає цільові дзвінки, тобто виклики, які тривали досить довго. Отже, були від зацікавленої аудиторії. Тривалість цільового дзвінка налаштовується індивідуально під кожен бізнес. По-друге, Ringostat дає змогу ділити дзвінки за категоріями. За замовчуванням в особистому кабінеті є базові категорії, але ви можете замінити їх на власні. Припустимо, категоріями можуть виступати види товару. Кожній категорії можна призначити цінність. Менеджеру достатньо присвоїти потрібну категорію після дзвінка.